De management assistant kan werkzaam zijn binnen elke organisatie met een directie of manager(s) van overheids-, profit- en nonprofitorganisaties. De grootte van de organisatie kan variëren van een kleine organisatie waar de management assistant (assisterende) office taken combineert met andere (assisterende) taken tot een grote organisatie waar hij/zij op een (groot) directiesecretariaat werkt. De werkzaamheden spelen zich af op organisatieniveau en zijn vaak extern gericht. De management assistant heeft regelmatig externe contacten. Doorgaans is hier sprake van een frontoffice functie. Kenmerkend voor dit beroep is de noodzaak goed inzicht te hebben in de bedrijfsprocessen en overzicht te hebben over de office taken. Hij/zij begrijpt waarom zij bepaalde taken verricht en kan dit uitleggen of er toelichting bij geven. Het werken voor verschillende directeuren en managers kan in geval van naderende deadlines spanningen veroorzaken. Hij/zij moet daarom goed kunnen plannen en organiseren en stressbestendig en flexibel zijn. De management assistant stelt zich in externe contacten zeer klantgericht op en leeft zich in in de situatie en de wensen van de klant en komt altijd de afspraken na. Hij/zij beschikt over cijfermatig inzicht en begrijpt waarom hij/zij bepaalde handelingen verricht. De management assistant gaat zorgvuldig om met de verwerking van (vertrouwelijke) gegevens. Hij/zij denkt marktgericht c.q. vanuit de opdrachtgever, is zakelijk, proactief, sensitief, improviseert zonodig, drukt zich mondeling en schriftelijk zeer goed uit en speelt goed in op mensen en situaties.